Podporządkowanie pracodawcy co do miejsca, czasu i sposobu świadczenia pracy, wykonywanie jego bieżących poleceń, codzienne podpisywanie listy obecności, pewne wynagrodzenie nie niższe niż 800 zł brutto.

Praca w tych warunkach zawsze jest zatrudnieniem pracowniczym, bez względu na nazwę umowy łączącej strony. Przesądza o tym treść art. 22 § 11 kodeksu pracy (k.p.). Gdyby przedsiębiorca na tych zasadach zaangażował zleceniobiorcę, byłoby to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi mu grzywna do 5 tys zł. Ostatnia nowela k.p. wprost wprowadziła bowiem zakaz zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi w warunkach, gdy powinna być zawarta umowa o pracę. Scharakteryzujmy zatem poszczególne cechy umowy o pracę.

Umowę o pracę zawiera pracodawca i pracownik. Mogą w niej występować co do zasady tylko dwa podmioty, z wyjątkiem grupowej organizacji pracy. Niedopuszczalna jest więc sytuacja, że jedną umowę o pracę zawiera jeden pracodawca z kilkoma pracownikami.

To również pozwala odróżnić umowę o pracę od umowy cywilnoprawnej. W przypadku tej drugiej nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, by po jednej ze stron istniała wielość podmiotów. Jedną umowę zlecenia może więc zawrzeć jeden zleceniodawca z kilkoma zleceniobiorcami.

Pracodawcą może być każdy, kto zatrudnia pracownika, a więc osoba fizyczna, przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, osoba prawna (spółka z o.o., spółka akcyjna), spółka cywilna, jawna, komandytowa. Może to robić osobiście bądź przez osobę do tego upoważnioną. Pracodawcą może być również podmiot, który uzyskał zakład pracy bądź jego część w drodze sukcesji, a więc ten, kto np. kupił firmę lub ją odziedziczył. W takiej sytuacji w prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy, w miejsce dotychczasowego pracodawcy, wstępuje nowy. Staje się on z mocy prawa stroną umów o pracę zawartych z poprzednim pracodawcą, co nie ma miejsca w przypadku umów cywilnoprawnych.

Pracownikiem może być natomiast tylko osoba fizyczna posiadająca tzw. zdolność pracowniczą. Oznacza to, że nie może nim być np. spółka cywilna, z o.o. itp.

Umowę o pracę trzeba zawrzeć zawsze wtedy, gdy praca ma być wykonywana w sposób ciągły, a nie jednorazowo, doraźnie. Gdyby w grę wchodziły te ostatnie cechy, można zawrzeć umowę cywilnoprawną, np. zlecenia lub o dzieło.

Umowę o pracę należy podpisać, gdy praca jest wykonywana dobrowolnie i odpłatnie. Nie ma możliwości zatrudnienia pracownika bez wynagrodzenia, np. jako wolontariusza. Zawsze - zgodnie z art. 13 k.p. - przysługuje mu wynagrodzenie, którego nie może się zrzec. Musi ono być godziwe i odpowiadać m.in. rodzajowi powierzonych zadań i posiadanym kwalifikacjom. Nie może też sprzeciwiać się zasadom równego traktowania kobiet i mężczyzn czy niedyskryminacji. Należy je wypłacać regularnie co miesiąc, w stałym i ustalonym terminie, nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca. Dokonuje się tego, wskazując metodę obliczania płacy (czasową, akordową lub prowizyjną), składniki i stawki wynagrodzenia.

Co więcej, wynagrodzenie pracownika podlega szczególnej ochronie. I tak, co do zasady, na pełnym etacie nie można zarabiać miesięcznie mniej niż 800 zł brutto, a na jego części - proporcjonalnie (np. na pół etatu - nie mniej niż 400 zł, na 1/4 - nie mniej niż 200 zł). To tzw. minimalne wynagrodzenie za pracę, o którym stanowi obowiązująca od 1 stycznia tego roku ustawa o min. wynagr. W art. 7 gwarantuje ona pracownikowi otrzymywanie minimalnego wynagrodzenia za pracę co miesiąc, a nie przeciętnie na miesiąc (jak było do końca zeszłego roku).

Osobiste sprawowanie obowiązków to kolejna cecha wyróżniająca umowę o pracę. Pracownik, który danego dnia nie stawi się do pracy, nie może przysłać w zastępstwie innej osoby, np. syna lub córki. Ewentualna choroba czy inna niedyspozycja zatrudnionego to zmartwienie pracodawcy. To na nim spoczywa obowiązek takiego zorganizowania pracy w firmie, w który już z góry powinno być wkalkulowane tego rodzaju ryzyko. Zatem to on musi zapewnić osobę na zastępstwo. Od 29 listopada 2002 r. zadanie to znacznie ułatwia mu możliwość zawierania umowy o pracę w zastępstwie nieobecnego z przyczyn usprawiedliwionych, np. z powodu choroby, urlopu itd. Kwestia zmiennika inaczej wygląda przy umowach cywilnoprawnych.

Pracodawcę obciążają też inne ryzyka związane z zatrudnieniem pracownika. To on ponosi konsekwencje tego, że praca nie może być świadczona z przyczyn technicznych (ryzyko techniczne), np. z powodu niezawinionej przez pracownika awarii maszyny. Musi wówczas płacić wynagrodzenie za czas przestoju. Jest również odpowiedzialny za niewłaściwą obsadę stanowisk i nienależyte przygotowanie swoich pracowników (ryzyko osobowe). Obciążony jest także skutkami źle prowadzonej działalności gospodarczej, jeśli nie jest zawiniona przez pracowników, gorszej sytuacji na rynku (ryzyko gospodarcze).

Trzeba też przyznać, że pracownik - w odróżnieniu od pozostałych pracobiorców - korzysta z wielu uprawnień osłonowych w razie jego usprawiedliwionej absencji w pracy, np. jest chroniony podczas choroby, przysługuje mu płatny urlop wypoczynkowy itd. Na pracodawcę przerzucono bowiem pewne ciężary, związane z zabezpieczeniem bytu pracowników i ich rodzin. Musi np. płacić pracownikowi wynagrodzenie za pierwsze 33 dni w roku kalendarzowym choroby, czy też liczyć się z możliwością przedłużenia do dnia porodu umowy o pracę na czas określony pracownicy w ciąży. Pracodawca płaci pracownikowi 80- lub 100-procentowe wynagrodzenie za 33 dni choroby w roku na podstawie art. 92 k.p. Pieniądze przysługują za każdy dzień zwolnienia lekarskiego, z wyjątkiem pierwszego dnia krótkiego zwolnienia lekarskiego, trwającego do sześciu dni włącznie; ten od 1 stycznia 2003 r. jest bezpłatny. Od 34. dnia choroby w roku należy się pracownikowi zasiłek chorobowy z ZUS. Z kolei zleceniobiorca czy wykonawca dzieła nie mają co liczyć na pieniądze od zleceniodawcy za czas choroby, chyba że tak się umówią. Ci dostają - ewentualnie - jedynie zasiłek chorobowy z ZUS.

Zasadą jest, iż pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za wykonaną pracę. Są jednak okresy, w czasie których pracownik nie wykonuje pracy, a wynagrodzenie jednak otrzymuje. Należy do nich czas urlopu wypoczynkowego. Z upływem roku pracy pracownikowi przysługuje 18 dni roboczych urlopu wypoczynkowego (z czego połowę można wykorzystać po pierwszym półroczu), po 6 latach - 20 dni, po 10 latach - 26 dni. To czas, podczas którego pracownik ma odpoczywać i regenerować siły. Do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okresy nauki.

Ciężarnej pracownicy od chwili porodu lub nawet wcześniej przysługuje urlop macierzyński: 16 tygodni przy pierwszym porodzie, 18 - przy każdym następnym i 26 - gdy na świat przyjdą bliźniaki, trojaczki, czworaczki itd. Za ten czas dostanie ona zasiłek macierzyński. Potem może wziąć nawet 3-letni urlop wychowawczy. Ten wprawdzie dla firmy jest bezpłatny, ale w tym czasie kobieta zajmuje etat i nie można jej zwolnić. O takich urlopach mogą natomiast zapomnieć zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła, menedżerowie itd. Chyba że zawarte z nimi umowy gwarantują im takie elementy osłonowe

Pracownicy wykonują pracę w ściśle określonych ramach, najczęściej w tzw. podstawowym systemie czasu pracy. Od 1 stycznia 2003 r. wynosi on 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym wynoszącym do 4 miesięcy. Oczywiście jest dopuszczalne inne kształtowanie czasu pracy, ale średnio pracownik nie może pracować więcej od tych norm. Jeżeli pracuje więcej, należą mu się za ten czas - oprócz normalnego wynagrodzenia - specjalne dodatki za nadgodziny. I tak, godziny nadliczbowe w dni powszednie oraz w robocze niedziele i święta gratyfikuje się 50-procentowym dodatkiem, a w nocy, wolne niedziele i święta, a także w inne dni wolne, udzielone w zamian za pracę w niedziele lub święta - 100-procentowym. Ponadto każdy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy, pracownicy często podpisują listę obecności, niekiedy mają specjalne karty czipowe, odbijane przy ich wejściu i wyjściu z firmy.

W umowie o pracę trzeba określić miejsce pracy. Miejscem pracy jest zakład pracy lub inne wyznaczone do tego miejsce. Tym ostatnim może być np. miejsce zamieszkania pracownika. Coraz częściej spotykamy się z organizowaniem miejsca pracy w mieszkaniach pracowników (tzw. homeworking). Pracodawcy upatrują w tym możliwość obniżenia kosztów zatrudnienia i zmniejszenia ryzyka osobowego. Pracujący w domu jest np. mniej narażony na ryzyko zarażenia się chorobą. Zatrudnionemu zapewne też ta forma bardziej odpowiada; ma wygodę, ciszę, spokój, możliwość dowolnego zorganizowania własnej pracy, a czasami także świadomość braku bezpośredniej kontroli ze strony pracodawcy. Od miejsca pracy należy odróżnić miejsce wykonywania przez pracownika określonych czynności, wynikających ze stosunku pracy, np. sejm, gdzie dziennikarz zbiera materiały, aby przygotować relację z obrad, a nie redakcja. Miejsce wykonywania określonych czynności jest pojęciem szerszym aniżeli miejsce pracy. Obejmuje także np. miejsce pobytu w podróży służbowej, autobusy, pociągi, samoloty - dla członków ich załóg, prywatne mieszkania - dla lekarzy odbywających wizyty domowe itp.

Od 29 listopada 2002 r. za cechę istotną stosunku pracy uważa się wskazanie przez pracodawcę miejsca świadczenia pracy. Nie oznacza to jednak, że po tej dacie wszystkie umowy cywilnoprawne określające miejsce lub czas wykonania usługi (dzieła) są automatycznie umowami o pracę. Aby tak się stało, muszą w nich przeważać inne elementy pracownicze. A więc, praca musi być świadczona osobiście, odpłatnie, w sposób ciągły, dobrowolnie podporządkowany, na rzecz i ryzyko pracodawcy. Zatem samo zamieszczenie w umowie cywilnoprawnej miejsca bądź czasu wykonania usługi (dzieła) nie przesądza jeszcze o tym, że mamy już do czynienia z umową o pracę. Niekiedy nawet trudno wyobrazić sobie umowę zlecenia, w której zleceniodawca nie wskazałby miejsca i czasu jego wykonania, np. w razie remontu łazienki. To nie ekipa remontowa, lecz zlecający określa przecież miejsce, w którym będą wykonywane prace, niekiedy także godziny ich wykonania, np. jeśli chce uchronić się przed hałasem. To jednak wcale nie przesądza jeszcze, że w tej sytuacji z każdym członkiem ekipy remontowej powinna być zawarta umowa o pracę.

Poza tym przed nowelizacją pracownik też był podporządkowany pracodawcy zarówno co do sposobu świadczenia pracy, jak i czasu oraz miejsca jej wykonywania. Nowe przepisy spowodowały więc, że teraz pracodawca - sporządzając umowę cywilnoprawną - baczniej przygląda się jej treści. Szczególnie zwraca uwagę, jak określić miejsce wykonania usługi, by nie narazić się na zarzut pozorowania umowy cywilnoprawnej. Z reguły zaś rezygnuje ze wskazywania czasu, w jakim będzie ona wykonywana. Niektórzy decydują się na taką formułę postanowienia o miejscu wykonania usługi, która rozwiewa wątpliwości co do charakteru stosunku.

Aby doszło do zawarcia umowy o pracę, potrzebne są zgodne oświadczenia woli pracodawcy i pracownika, a jeśli jej zawarcie poprzedzały rokowania - porozumienie co do wszystkich postanowień (art. 72 k.c., zob. też postanowienie SN z 22 listopada 1979 r., III PZ 7/79, PiZS z 1981 r. nr 7, poz. 53 i wyrok SN z 6 września 1976 r., I PRN 66/76, niepublikowany). Jeżeli brak zgodnego oświadczenia woli, stosunek pracy w ogóle nie powstaje. Prawo zabrania bowiem pracy przymusowej. Są jednak marginalne sytuacje, gdy pracodawca musi kogoś zatrudnić, np. pracownika, którego sąd przywrócił do pracy, lub który w ciągu 6 miesięcy od rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, bez swojej winy zgłosił chęć powrotu niezwłocznie po ustaniu przyczyn uzasadniających rozwiązanie tej umowy.

Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. każda umowa o pracę powinna określać rodzaj pracy i warunki jej wykonywania. Trzeba w niej wskazać w szczególności:

rodzaj świadczonej pracy, miejsce jej wykonywania oraz termin rozpoczęcia,

wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi wykonywanej pracy.

W umowie nie trzeba więc wpisywać czasu świadczenia pracy, mimo iż od 29 listopada 2002 r. wyznaczenie go przez pracodawcę należy do elementów charakterystycznych stosunku pracy.

Rodzaj pracy możemy określić przez wskazanie w umowie charakteru pracy, stanowiska bądź zawodu. Zgodnie z art. 94 pkt 1 k.p. pracodawca powinien zaznajomić pracownika podejmującego pracę z zakresem jego obowiązków i sposobem wykonywania pracy na jego stanowisku. Ułatwi to w przyszłości egzekwowanie od pracownika wykonywania konkretnych obowiązków. Pozwoli mu również ustalić, co nie należy do jego obowiązków. Określenie rodzaju pracy ma dla umowy o pracę najistotniejsze znaczenie. Należy bowiem do istotnych postanowień umowy o pracę (tzw. essentialia negoti umowy) i decyduje o jej skuteczności. Pozwala również odróżnić umowę o pracę od umów cywilnoprawnych.

W umowie o pracę określa się również dzień rozpoczęcia pracy. Wyznacza on początek stosunku pracy. Jeśli go nie określono, stosunek pracy nawiązuje się w dniu zawarcia umowy o pracę. Data zawarcia umowy i data rozpoczęcia pracy mogą więc nie być tożsame. Jeżeli data rozpoczęcia stosunku pracy jest inna niż data zawarcia umowy, okres pomiędzy zawarciem umowy a rozpoczęciem pracy nie jest traktowany jako okres zatrudnienia. Stosunek pracy nawiązuje się bowiem w takiej sytuacji dopiero w dniu rozpoczęcia pracy.

Strony mogą zapisać w umowie także inne postanowienia aniżeli wymienione w art. 29 § 1 k.p. i opisane w tym rozdziale. Trzeba pamiętać jednak, że nie mogą być one mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Umowa o pracę może bowiem zawierać regulacje korzystniejsze dla pracownika niż kodeskowe, a nie może - mniej korzystnych. Te ostatnie będą nieważne, a w ich miejsce z mocy prawa stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy. Sama umowa zaś, razem z pozostałymi postanowieniami, zachowuje ważność.

Wyróżnia się następujące rodzaje umowy o pracę: na okres próbny, na czas określony (w tym w zastępstwie), na czas wykonania określonej pracy i na czas nieokreślony.

Na próbę

Taką umowę zwykle podpisuje się, gdy się chce sprawdzić kandydata do pracy. Maksymalnie okres próbny może wynosić 3 miesiące. Nie ma jednak przeszkód, aby podpisać taką umowę na miesiąc, dwa czy choćby dwa tygodnie. Najczęściej potem dochodzi do nawiązania umowy na czas nieokreślony.

Umowa na okres próbny rozwiązuje się z upływem okresu, na który ją zawarto. Gdy jednak kandydat się nie sprawdzi, można ją rozwiązać wcześniej, za 3-dniowym wypowiedzeniem, gdy okres próbny nie przekraczał 2 tygodni; tygodniowym - gdy przekraczał 2 tygodnie; dwutygodniowym - przy trzymiesięcznym okresie próbnym. W wypowiedzeniu umowy na okres próbny nie trzeba podawać uzasadnienia. Trzeba jednak zawrzeć pouczenie o odwołaniu do sądu pracy. Podczas takiego wypowiedzenia pracownikowi przysługują 2 płatne dni robocze na poszukiwanie pracy. Oczywiście strony mogą taką umowę rozwiązać w każdej chwili na mocy porozumienia.

Na czas określony

Po taką umowę strony sięgają, gdy pracownika zatrudnia się z góry do wykonywania jakiś zadań w określonym czasie. Generalnie umowa taka rozwiązuje się z upływem terminu, na jaki ją zawarto. Można ją wypowiedzieć na dwa tygodnie naprzód tylko wtedy, gdy opiewa na więcej niż 6 miesięcy i zastrzega możliwość wypowiedzenia. Obecnie od 29 listopada 2002 r. można podpisywać nieograniczoną liczbę takich umów z jedną osobą. Do tej daty art. 25 (1) k.p. przewidywał, że trzecia kolejna umowa na czas określony przekształca się w umowę na czas nieokreślony, jeżeli przerwa między rozwiązaniem poprzedniej umowy na czas określony a nawiązaniem następnej nie przekroczyła miesiąca. Nowela zawiesiła stosowanie tego przepisu do naszej akcesji do Unii Europejskiej. Dopiero potem problem ilościowego ograniczania umów na czas określony stanie się aktualny.

W zastępstwie

Umowa o pracę w zastępstwie to nowy rodzaj umowy na czas określony, którą pracodawcy mogą zawierać od 29 listopada 2002 r. w celu zapewnienia zastępstwa pracownika nieobecnego z przyczyn usprawiedliwionych, np. z powodu choroby, urlopu wychowawczego czy bezpłatnego itd. Zastępcę można wcześniej sprawdzić, angażując na maksymalnie trzymiesięczny okres próbny. Przedsiębiorcy nie muszą się też obawiać angażowania kobiet w zastępstwie, bo - jeśli w momencie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy będą one w ciąży - ich zatrudnienie nie ulega przedłużeniu do dnia porodu. Pracodawca nie stanie zatem przed koniecznością utrzymywania na etacie dwóch pracowników: zastępowanego (powracającego np. ze zwolnienia lekarskiego czy urlopu macierzyńskiego) i zastępcy.

Umowa w zastępstwie rozwiązuje się - jak każda umowa na czas określony - z upływem terminu, do którego ją zawarto. Czyli z chwilą powrotu zastępowanego do pracy bądź w razie przekształcenia jego usprawiedliwionej nieobecności w nieusprawiedliwioną, np. gdy kobieta nie zjawi się w zakładzie po urlopie wychowawczym. Zdecydowanym minusem tych umów jest brak możliwości ich wypowiadania. Gdy pracodawca i zastępca nie przypadną sobie do gustu, mogą ją rozwiązać za porozumieniem stron. Problem pojawia się, gdy na takie rozwiązanie pracownik się nie godzi, albo gdy sam chce odejść. Wbrew wcześniejszym zapowiedziom nowela nie przewidziała możliwości rozwiązania tego typu umowy za trzydniowym wypowiedzeniem. W takiej sytuacji jest tylko jedno wyjście: stosowanie zasad wypowiadania umów na czas określony. Strony mogą zatem przewidzieć w umowie minimum dwutygodniowe wypowiedzenie tylko takiej umowy w zastępstwie, którą zawarto na okres dłuższy od 6-miesięcznego. Gdy tego nie zrobią lub umowa opiewa na okres krótszy, wypowiedzenie nie jest możliwe. Trzeba wówczas czekać na powrót zastępowanego, przekształcenie jego nieobecności w nieusprawiedliwioną lub dojść z zastępcą do porozumienia. Inaczej pracodawca nie będzie mógł zwolnić niesolidnego zastępcy, a i ten nie będzie mógł odejść bez zgody chlebodawcy, nawet gdy dostanie lepszą propozycję. Można zatem sądzić, że w praktyce przedsiębiorcy rzadko będą sięgać po umowę w zastępstwie, która ma trwać krócej niż 6 miesięcy.

Na czas wykonania określonej pracy

Do podpisania umowy na czas wykonania określonej pracy dochodzi, gdy ani pracodawca, ani pracownik nie są w stanie określić czasu wykonania danej pracy, np. przy remontach mieszkań i domów, sporządzaniu bilansów, zbiorze owoców, sezonu teatralnego. W zasadzie takiej umowy nie można rozwiązać za wypowiedzeniem. Z jednym wyjątkiem, gdy następują zwolnienia grupowe lub upadłość czy likwidacja zakładu. Wówczas umowę na czas wykonania określonej pracy można rozwiązać za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Zwykle rozwiązuje się ona z nadejściem końcowego terminu trwania umowy. Zawsze jednak strony mogą ją przerwać za porozumieniem.

Na czas nieokreślony

Najbardziej stabilne zatrudnienie daje umowa o pracę na czas nieokreślony. W ten sposób zatrudniony ma pewność pracy, a pracodawca - że dobry specjalista nie odejdzie z dnia na dzień. Jak każdą umowę, można ją rozwiązać za porozumieniem stron. Najpowszechniejszą formą jest jednak jej wypowiadanie. I tak okresy wypowiedzenia przy umowie na czas nieokreślony wynoszą:

2 tygodnie - gdy pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

miesiąc - co najmniej 6 miesięcy,

3 miesiące - co najmniej 3 lata.

W oświadczeniu o wypowiedzeniu pracodawca musi podać jego przyczynę, a zamiar wypowiedzenia skonsultować ze związkami zawodowymi działającymi w firmie.

Dokumentacja

Zatrudniając pracownika, przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że zanim jeszcze dopuści go na jego stanowisko, zgromadzi pokaźny plik papierów. Ale to nie wszystko, trzeba je odpowiednio gromadzić, posegregowane według dat i materii, której dotyczą. Kwestie te reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.). Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W części A akt osobowych gromadzi się:

wypełniony kwestionariusz osobowy ubiegającego się o pracę wraz z niezbędną liczbą fotografii,

świadectwa pracy i inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie w danym roku,

dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

świadectwa ukończenia szkoły podstawowej (te składa niepełnoletni, starający się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego),

orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

inne dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe czy stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień.

W części B - dotyczącej przebiegu zatrudnienia - trzyma się:

umowę o pracę, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika,

pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy, przepisami BHP i przeciwpożarowymi oraz zakresem tajemnicy służbowej,

zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,

oświadczenie rodzica lub opiekuna dziecka, o którym mowa w art. 1295 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,

dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

W części C akt osobowych przechowuje się:

oświadczenie o wypowiedzeniu lub innym rozwiązaniu umowy o pracę,

kopię świadectwa pracy,

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia,

umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy,

orzeczenie lekarskie w związku z badaniami lekarskimi po ustaniu stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Ponadto pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Także, odrębnie dla każdego pracownika,

kartę ewidencji czasu pracy, obejmującą pracę w niedziele i w święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.